O que fazer com os eventos? Tutorial de comunicação ajuda na decisão
20 de março de 2020
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Material foi desenvolvido pela agência FleishmanHillard

Organizações do mundo todo, especialmente companhias de tecnologia, divulgaram orientações aos colaboradores para que gerenciem os riscos associados ao coronavírus, principalmente em relação à participação em conferências e eventos de seus setores. Conferências virtuais ou online estão agora em alta. Eventos, como o Remote Work Summit 2020, são exemplos que podem facilitar a vida de mais de 9 mil participantes de mais de 40 países.

Além da interrupção das operações comerciais normais de muitas empresas, vários congressos e encontros importantes foram cancelados, incluindo o SXSW, maior evento de inovação e economia criativa do mundo, realizado há mais de 30 anos em Austin (EUA); o GSMA Mobile World Congress em Barcelona, na Espanha; o Global Marketing Summit (F8) do Facebook, na Califórnia (EUA) e a Conferência de Desenvolvedores da Huawei (China). 

Independentemente do tamanho do evento – grandes conferências com mais de 10 mil participantes ou encontros com menos de 100 convidados – o momento pede precaução diante de um cenário de incertezas e de rápidas mudanças. Documento preparado pela FleishmanHillard propõe algumas considerações estratégicas para monitorar as necessidades de seus clientes e parceiros sobre o avanço global do coronavírus.

De acordo com a força-tarefa desenvolvida pela FleishmanHillard, a comunicação proativa e clara é essencial para ajudar os stakeholders a entenderem como as organizações estão planejando lidar com o surto de coronavírus – tenham ou não sido impactadas no momento. 

Antes de qualquer coisa, é preciso verificar quantos casos de coronavírus estão confirmados no local do evento e qual é a mais recente orientação e

avaliação de risco das autoridades internacionais e nacionais de saúde. Em seguida, há de se considerar o impacto disso no negócio: quão importante é o evento para o negócio? Qual a previsão de custo financeiro estimado com o cancelamento? Quem é o responsável pelos custos da viagem, participantes ou organizadores? É reembolsável? As companhias aéreas enviam isenções? Alguma das partes interessadas será afetada negativamente se a sua empresa não sediar ou participar do evento? Isso prejudicará seu relacionamento comercial?

Como os valores e propósitos da empresa se cruzam com os desafios impostos por essa situação e como uma decisão de participar ou não desses eventos está alinhada com esses valores e propósitos devem ser analisados. Outra consideração a fazer é analisar a probabilidade de que os participantes do evento cheguem de –  ou tenham viajado recentemente para – áreas impactadas severamente?

Eventos virtuais

Diante das restrições de muitas empresas quanto a viagens de seus funcionários para participação em congressos e encontros, grandes eventos estão sendo adiados e até mesmo replanejados. Nessa hora, as plataformas para eventos virtuais é uma alternativa viável em muitos casos, até por permitirem a realização de maior variedade de eventos – de virtuais, a programas de aprendizagem até demonstrações comerciais, entre outras.

Conforme documento feito pela FleishmanHillard, as organizações devem considerar conteúdos especiais como e-books ou whitepapers para que seus participantes façam download, além de fazerem uso de sistemas online de agendamentos e oportunidades de encontros virtuais. 

O grupo força-tarefa da FleishmanHillard se reúne regularmente e pode auxiliar empresas e lideranças com aconselhamento estratégico e construção de reputação para diferentes necessidades e ramos de atuação. Contatos podem ser feitos pelo e-mail: diretores@fleishman.com.br.

 
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