O que fazer com os eventos? Tutorial de comunicação ajuda na decisão

Material foi desenvolvido pela agência FleishmanHillard

Organizações do mundo todo, especialmente companhias de tecnologia, divulgaram orientações aos colaboradores para que gerenciem os riscos associados ao coronavírus, principalmente em relação à participação em conferências e eventos de seus setores. Conferências virtuais ou online estão agora em alta. Eventos, como o Remote Work Summit 2020, são exemplos que podem facilitar a vida de mais de 9 mil participantes de mais de 40 países.

Além da interrupção das operações comerciais normais de muitas empresas, vários congressos e encontros importantes foram cancelados, incluindo o SXSW, maior evento de inovação e economia criativa do mundo, realizado há mais de 30 anos em Austin (EUA); o GSMA Mobile World Congress em Barcelona, na Espanha; o Global Marketing Summit (F8) do Facebook, na Califórnia (EUA) e a Conferência de Desenvolvedores da Huawei (China). 

Independentemente do tamanho do evento – grandes conferências com mais de 10 mil participantes ou encontros com menos de 100 convidados – o momento pede precaução diante de um cenário de incertezas e de rápidas mudanças. Documento preparado pela FleishmanHillard propõe algumas considerações estratégicas para monitorar as necessidades de seus clientes e parceiros sobre o avanço global do coronavírus.

De acordo com a força-tarefa desenvolvida pela FleishmanHillard, a comunicação proativa e clara é essencial para ajudar os stakeholders a entenderem como as organizações estão planejando lidar com o surto de coronavírus – tenham ou não sido impactadas no momento. 

Antes de qualquer coisa, é preciso verificar quantos casos de coronavírus estão confirmados no local do evento e qual é a mais recente orientação e

avaliação de risco das autoridades internacionais e nacionais de saúde. Em seguida, há de se considerar o impacto disso no negócio: quão importante é o evento para o negócio? Qual a previsão de custo financeiro estimado com o cancelamento? Quem é o responsável pelos custos da viagem, participantes ou organizadores? É reembolsável? As companhias aéreas enviam isenções? Alguma das partes interessadas será afetada negativamente se a sua empresa não sediar ou participar do evento? Isso prejudicará seu relacionamento comercial?

Como os valores e propósitos da empresa se cruzam com os desafios impostos por essa situação e como uma decisão de participar ou não desses eventos está alinhada com esses valores e propósitos devem ser analisados. Outra consideração a fazer é analisar a probabilidade de que os participantes do evento cheguem de –  ou tenham viajado recentemente para – áreas impactadas severamente?

Eventos virtuais

Diante das restrições de muitas empresas quanto a viagens de seus funcionários para participação em congressos e encontros, grandes eventos estão sendo adiados e até mesmo replanejados. Nessa hora, as plataformas para eventos virtuais é uma alternativa viável em muitos casos, até por permitirem a realização de maior variedade de eventos – de virtuais, a programas de aprendizagem até demonstrações comerciais, entre outras.

Conforme documento feito pela FleishmanHillard, as organizações devem considerar conteúdos especiais como e-books ou whitepapers para que seus participantes façam download, além de fazerem uso de sistemas online de agendamentos e oportunidades de encontros virtuais. 

O grupo força-tarefa da FleishmanHillard se reúne regularmente e pode auxiliar empresas e lideranças com aconselhamento estratégico e construção de reputação para diferentes necessidades e ramos de atuação. Contatos podem ser feitos pelo e-mail: diretores@fleishman.com.br.