O caminho das pedras da governança

As áreas de comunicação nas empresas são organismos complexos e, mesmo em organizações de pequeno porte, com equipes enxutas, o número de atividades e processos conduzidos por elas são muitos. No entanto, na minha experiência com atendimento a diferentes instituições, vejo sempre que falta às equipes de comunicação uma coisa essencial: governança.

Os profissionais da área de comunicação trabalham de forma muito intuitiva e geralmente sabem quem faz o que, mas esse conhecimento costuma ficar restrito a poucas pessoas (em geral as com mais tempo de casa). Além disso, outra questão que impacta diretamente nessa falta de governança estabelecida é o dinamismo da profissão e das empresas. Como tudo muda o tempo todo, há uma resistência natural à formalização de papéis e responsabilidades.

Mas eu posso garantir que fazer esse trabalho é importantíssimo e pode te ajudar de muitas formas, desde agir rápido em momentos de crise ao onboarding de novos colaboradores. Organizar e registrar economiza tempo, ou seja, economiza dinheiro, o que por si só já faz valer o esforço.

Ok, já ficou claro que governança é importante, mas o que é governança para comunicação? É a forma como a área de comunicação se organiza, trabalha e interage com todos os seus grupos de interface tais como as demais áreas da empresa, os fornecedores, o corpo de executivos etc.

Eu, particularmente, gosto de olhar para a governança sob a ótica de 5 pilares: direção, restrição, política, comunicação e monitoramento.

1. Direção: como me organizo e tomo minhas decisões. Ou seja, é a definição sobre a centralização ou descentralização dos canais de comunicação, sobre a organização da equipe por temáticas ou projetos, sobre a hierarquia a ser seguida etc.
2. Restrição: o que delimita a minha atuação. Por exemplo, os tipos de conteúdo que não podem ser veiculados, os níveis de administração das ferramentas utilizadas ou o contrato com seus fornecedores e parceiros.
3. Política: o documento que formaliza a direção e a restrição. Ele deve incluir regras, papéis e responsabilidades de cada ator.
4. Comunicação: o processo de educação e divulgação dos acordos apresentados na política. Não importa se o plano é fazer um roadshow, um treinamento ou um bate-papo informal com seus grupos de interface, o que vale é que todos conheçam e entendam esse documento.
5. Monitoramento: as verificações que a área de comunicação faz para garantir que a política está sendo seguida. A rotina de revisão dos administradores das ferramentas de comunicação ou a gestão do contrato de fornecedores são alguns exemplos.

Os benefícios de seguir esses pilares são muitos. O relacionamento com as áreas melhora sensivelmente (dado que as regras estão claras para todos, garantindo a equidade e transparência), a produtividade aumenta em função da diminuição de interferências e refações por falhas de entendimento e até a imagem da equipe de comunicação é beneficiada quando as demais áreas da empresa percebem essa organização e profissionalismo. Como eu disse, vale a pena. Quanto antes você começar, mais cedo colherá os frutos dessa transformação.

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