Como fazer apresentações e manter as pessoas acordadas

*Publicado originalmente no LinkedIn em 24 de janeiro de 2022

Fazer apresentações com desenvoltura é uma habilidade bastante apreciada no mundo corporativo. Dela, emergem grandes vendedores, líderes inspiradores e, vez por outra, algum marqueteiro sacana! O fato é que embora algumas pessoas tenham um certo talento natural para falar em público, impressionar a audiência, seja o cliente, o chefe ou mesmo uma plateia é muito mais uma questão de técnica do que inspiração. Há, contudo, uma preocupação muito grande com a estética das apresentações quando a maior parte do trabalho deve estar no desenvolvimento do conteúdo e é neste ponto que vou me concentrar neste artigo.

Ao longo da minha carreira desenvolvi certo prazer em fazer apresentações porque entendi que esse é um momento único em que você (supostamente) tem a atenção das pessoas e pode “vender o seu peixe”: fazer uma venda, convencer seus superiores sobre um projeto, orçamentos e outras coisas relevantes.

Boas apresentações possuem alguns elementos em comum:

1. Possuem começo, meio e fim (apesar de parecer óbvio, vamos explorar isso um pouco melhor);
2. Apresentam dados consistentes que fundamentam a tese principal;
3. Trazem um enredo interessante;
4. Apresentam conclusões, ações ou encaminhamentos;

Vamos desenvolver cada uma dessas partes?

COMEÇO, MEIO E FIM

Apesar de parecer clichê a necessidade de começo, meio e fim não tem a ver com uma mera divisão em três partes, até porque toda apresentação começa, se desenvolve e por mais chata que possa ser, em algum momento ela vai terminar. A questão é como preenchemos cada uma dessas partes e aqui vai uma sugestão:

1. Começo: definimos o contexto e apresentamos o problema a ser resolvido;
2. Meio:  desenvolvemos esse contexto e apresentamos os dados que nos ajudarão a guiar o raciocínio até fim;
3. Fim: na conclusão, endereçamos as conclusões e, principalmente, a ação que estamos recomendando.

APRESENTAÇÃO DOS DADOS

Toda apresentação tem como objetivo contar uma história e é função dos dados ser a coluna vertebral que dá sustentação aos argumentos desenvolvidos. Tão importante quanto o dado é apresentar o contexto no qual ele está inserido porque, diferente do senso comum “os dados não falam por si”, portanto, seguem algumas perguntas norteadoras que podem ajudar na escolha dos dados a serem apresentados:

1. Quais as mensagens que eu preciso entregar?
2. Qual é a minha tese principal?
3. Quais informações eu preciso colocar na apresentação para sustentar a minha tese?

O ENREDO

Após ter definido as principais mensagens-chave a serem entregues, a tese a ser apresentada e as informações que sustentarão os argumentos é preciso pensar no enredo da apresentação. O enredo nada mais é do que a forma como mensagens-chave, dados e tese se relacionam entre si. Uma dica bacana é intercalar gráficos que apresentam dados com um slide com alguns tópicos que façam um resumo com as principais descobertas. Apresentadores mais experientes se apoiam tão somente na figura que está na tela para desenvolver o raciocínio. Caso você se sinta à vontade, essa pode ser uma forma interessante de conduzir a explanação, mas não se acanhe em apresentar os dados com apoio de uma linha-guia.

REFERÊNCIAS

No curso “Introdução à ciência de dados: como contar histórias com dados”, disponível aqui no Linkedin Learning com o especialista em gestão ágil Douge Rose comenta que o enredo está baseado no que “os dados dizem” e, obviamente, em sua interpretação. Também comenta que o desenvolvimento dessa parte da apresentação tomará a maior do tempo. Ele cita o livro “The seven basic plots – why we tell stories”, de 2004, do escrito Christopher Booker, que trata do assunto de forma estruturada. Segundo ele, todas as histórias possuem apenas alguns enredos que podem ser adaptados para o mundo corporativo:

1. A derrota do monstro – aplicável, por exemplo, quando se trata de concorrentes;
2. Da miséria à riqueza – sobre a jornada de onde a empresa está e para onde quer chegar;
3. A missão – no melhor estilo “Missão Impossível”;
4. Viagem e retorno – sobre a busca de um mundo desconhecido para, depois, retornar para casa;
5. Comédia – (essa não muito conveniente para o mundo corporativo);
6. Tragédia – sem final feliz e muito utilizado em abordagens mais chocantes como na publicidade;
7. Renascimento – trata do “retorno do herói” após um período complicado. Quem não se lembra do “retorno” de Zeca Pagodinho à Brahma, depois de uma temporada sendo patrocinado por outra marca de cerveja.

Esses enredos básicos têm sido largamente aplicados por roteiristas na publicidade, porém, vale pena se debruçar sobre eles como forma de estruturar um roteiro para uma apresentação mais robusta.

RESUMO

Conhecer esses conceitos não significa que cada apresentação se transformará num roteiro de cinema, mas essa é a beleza em se ganhar novas referências: elas ficam acessíveis em sua mente para quando você precisar e, caso necessite de algo mais elaborado, poderá buscar o conhecimento de forma estruturada. E para finalizar este artigo vou deixar abaixo o que chamo de “check list da apresentação”, uma sequência básica que pode ser utilizada em qualquer apresentação corporativa:

1. Título: tema principal a ser tratado. Evitar títulos muito longos. Nesta página deve conter o nome da pessoa responsável pela apresentação e outros colaboradores;
2. Sumário: como se fosse um “índice” é importante elencar quais itens serão abordados. Dica: vale pensar no citado “começo, meio e fim” para distribuir os itens e ter uma visão um pouco mais geral sobre o equilíbrio da apresentação. Vale lembrar que o “meio” da apresentação, ou o desenvolvimento do contexto/enredo será a maior parte.
3. Apresentação do conflito/problema: nesta parte introdutória se apresenta o tema em análise, sempre acompanhado de algum contexto: “as vendas caíram 10% (conflito/problema) no período da pandemia do coronavírus (contexto)”.
4. Desenvolvimento do contexto: nos próximos slides você trará mais informações que ilustrem o conflito/problema no contexto em análise e começar a preparar o caminho para a apresentação da tese.
5. Apresentação da tese (solução do conflito/problema): essa é a parte mais delicada da apresentação porque ela deriva da apresentação do contexto. Para que a apresentação da tese seja bem-sucedida, o contexto tem de ter sido muito bem fundamentado e ter criado condições para que a sua tese brilhe. A beleza desse processo é conduzir a apresentação como se a passagem do contexto para a tese seja feita de forma orgânica, como uma consequência natural daquele raciocínio. Isso não é algo fácil de fazer, mas com treino você chega lá;
6. Desenvolvimento da tese: essa fase se dará com o apoio de dados e informações e deve se concentrar única e exclusivamente em o que será feito e não como será feito. O “o que” é estratégia da solução do problema, o “como” é tático-operacional e, normalmente, não está no radar dos tomadores de decisão de alto nível. Porém, esteja preparado para responder perguntas tais quais “como faremos isso” ou “quais recursos serão necessários para implementar esse projeto”.
7. Conclusão: após a apresentação da tese, convém apresentar um pequeno resumo em tópicos com as ações subsequentes.
8. Agradecimento: é padrão finalizar com um slide de agradecimento e, se for para uma audiência desconhecida, seus contados:

ENSAIO GERAL

Steve Jobs foi provavelmente um dos maiores mestres em se fazer uma apresentação que já existiu. A cada lançamento, ele treinava exaustivamente a forma como apresentaria e não por acaso se tornou referência (também) no assunto. Por isso, treine. Faça a apresentação em voz alta para um colega ou para você mesmo. Quando vocalizamos a apresentação percebemos que algumas frases não saem tão bacanas quanto gostaríamos e como se trata de um treino, podemos encontrar a melhor forma de explicar aquele contexto. Ao treinar a apresentação completa é possível perceber inconsistências, explicações incompletas, informações dúbias, entre outros “problemas” que podem ser mitigados. E por último, para quem deseja ter um desempenho melhor em apresentações para plateias maiores vale ler o livro “Ted Talks – o guia oficial do TED para falar em público“, de Chris Anderson, presidente do TED. Espero que esse texto tenha contribuído e até a próxima!

Os artigos aqui apresentados não necessariamente refletem a opinião da Aberje e seu conteúdo é de exclusiva responsabilidade do autor.

COMENTÁRIOS: