Como a visão de projetos pode ser aliada no cronograma das ações de comunicação?

Elaborar um cronograma de comunicação é essencial para o sucesso dos projetos e das campanhas de uma empresa, mas, sendo muito sincero, poucas no Brasil seguem esse princípio à risca. Ainda hoje há muitas instituições que encaram o planejamento de comunicação integrada como algo burocrático e chato.

Infelizmente, a ausência de uma visão estratégica de comunicação e de um trabalho bem planejado e estruturado faz com que o foco seja totalmente operacional. Assim, ter fluxos, lidar com métodos e criar um cronograma para cada projeto já seria uma parte inicial de um processo de mudança.

Afinal, como criar um cronograma após a entrega do Plano de Comunicação?

Somente é possível a criação de um cronograma de comunicação para os projetos após a definição de um plano de comunicação. Somente com ele em mãos o gerente do projeto pode analisar os objetivos e as estratégias específicas para o relacionamento com cada uma das partes interessadas. Tal documento contém os marcos do projeto, o detalhamento do que foi planejado, os objetivos, o nome dos responsáveis, o status e a data prevista para conclusão.

Nesse sentido, a adoção desse cronograma permitirá, com colaboração e cooperação, um melhor desempenho dos times, já que todos terão, de forma bem explícita, seu nítido papel e os prazos de conclusão das etapas do projeto. Sendo assim, as entregas de informação passam a ser orquestradas, o que aprimora a comunicação entre os diferentes setores da organização.

Além disso, com esse cronograma, também é possível acompanhar o andamento de campanhas estratégicas, controlar processos de mudança e auxiliar na tomada de decisões.

Elementos do cronograma de comunicação

É muito importante que, dentro do cronograma de comunicação, conste:

1. o objetivo da comunicação do projeto;
2. os métodos que serão utilizados para a comunicação;
3. a frequência das mensagens e das atividades.

Também não pode ficar de fora do seu cronograma de comunicação:

1. a matriz de responsabilidades, ou seja, quem faz o quê;
2. os investimentos necessários;
3. o prazo de encerramento de uma etapa do projeto e o de início de outra;
4. os marcos do projeto.

Além do cronograma, é muito importante que, no plano de comunicação, a empresa também disponha de fluxos de comunicação estruturados.

Além do cronograma 

Somente após a compreensão dos diferentes tipos de fluxo de comunicação é possível iniciar a fase de construção do fluxograma de comunicação.

De forma geral, um fluxograma de comunicação é uma representação gráfica em que os elementos são organizados de forma sequencial, descrevendo, por exemplo, as atividades diárias de um setor de comunicação estratégica ou os fluxos de comunicação na empresa.

Como, então, construir um fluxograma de comunicação?

1. Identifique as principais áreas de interface com a comunicação;
2. analise quais tipo de demandas são mais recorrentes;
3. enumere quais são as entradas e saídas dessas demandas;
4. descreva essas demandas;
5. identifique as etapas desde a chegada do pedido até a conclusão da demanda;
6. construa um mapa do processo;
7. desenhe e valide o processo;
8. finalmente, crie o fluxograma de comunicação.

Que tal aprimorar seus projetos de comunicação, com ferramentas gerenciais, cronogramas e gestão à vista? Todo o time será beneficiado, com mais gestão do conhecimento e otimização das entregas.