Fluxograma de Comunicação: como definir os processos da área?

Fluxograma de comunicação parece algo distante e pouco prático, mas sua implementação na rotina corporativa das equipes pode trazer muitos bons resultados. É exatamente sobre isso que iremos abordar no artigo de hoje: o papel do fluxograma de comunicação na rotina de uma área de comunicação estratégica.

Nesse sentido, precisamos entender que um fluxo de comunicação bem estruturado, não apenas entre os setores mas também entre a organização e seus principais públicos de interesse, irá contribuir de forma positiva para o fortalecimento da imagem, da reputação e da consolidação do posicionamento.

Os fluxos de comunicação, portanto, podem ser definidos como os caminhos percorridos pelas mensagens, partindo do emissor, que produz a mensagem e a envia, para o receptor, aquele que recebe a mensagem por determinado canal corporativo. É muito importante compreender, no entanto, os diversos tipos de fluxos de comunicação, a fim de que o trabalho de gestão da comunicação seja possível.

Somente após a compreensão dos diferentes tipos de fluxo de comunicação que se pode iniciar a fase de construção do fluxograma de comunicação. De forma geral, um fluxograma de comunicação é uma representação gráfica em que os elementos são organizados de forma sequencial, descrevendo, por exemplo, as atividades diárias de um setor de comunicação estratégica ou os fluxos de comunicação na empresa.

Como, então, construir um fluxograma de comunicação?

1. Identifique as principais áreas de interface com a comunicação;
2. analise que tipo de demandas são mais recorrentes;
3. enumere quais são as entradas e saídas dessas demandas;
4. descreva essas demandas;
5. identifique as etapas desde a chegada do pedido até a conclusão da demanda;
6. construa um mapa do processo;
7. desenhe e valide o processo;
8. finalmente, crie o fluxograma de comunicação.

Assim sendo, após entender a estrutura de um fluxograma de comunicação, é hora de se aprofundar também em fluxos e redes que ocorrem dentro da empresa.

Afinal, o que são fluxos e redes de comunicação?

As redes de comunicação podem ser formais, originárias dos chamados fluxos oficiais (ou seja, emitidas pelo setor de comunicação), como o conselho editorial e o comitê de colaboradores, mas também podem ser informais, como os grupos de WhatsApp que são formados sem uma iniciativa corporativa.

Além das redes, os fluxos podem ser mapeados, pois impactam a forma como a informação percorre os diferentes setores da empresa. Os principais são:

• fluxo de comunicação ascendente: quando a informação se dirige do liderado para o líder. É válido para que a alta gestão receba um feedback dos funcionários e conheça suas percepções, podendo gerar insights sobre clima organizacional;
• fluxo de comunicação descendente: quando a informação segue do líder para o liderado, podendo ser chamado, também, de comunicação vertical ou oficial. Nesse fluxo, são transmitidas normas, regras e políticas institucionais.

Contudo, para que o processo de comunicação seja equilibrado e para evitar excessos, tais fluxos devem ser monitorados e acompanhados pela equipe, gestores e alta direção.