A alquimia da tecnologia com a comunicação

Sabe aquela máxima de que água e óleo não se misturam? Pois é. É exatamente assim que muita gente vê tecnologia e comunicação. Dois mundos diametralmente opostos onde as pessoas pensam e fazem tudo diferente. E não é que a minha experiência mostra que geralmente é assim mesmo? Mas a realidade nua e crua é que juntar esses dois mundos é inevitável e a cada ano que passa será cada vez mais.

E como é então que conseguimos fazer projetos digitais de comunicação sem ter um ataque cardíaco ou iniciar uma terceira guerra mundial? Temos alguns caminhos para essa resposta, que separo em 8 principais pilares.

1. Confiança nos saberes dos profissionais envolvidos

Se você tem uma equipe de comunicação qualificada, que entende do que está falando, ela vai saber direcionar corretamente os requisitos necessários para a equipe técnica. Da mesma forma, uma excelente equipe técnica será capaz de orientar a comunicação quanto às “armadilhas” que podem aparecer no lançamento de uma nova ferramenta. Se você não confia na equipe que está envolvida no projeto, nem comece os trabalhos. É cilada na certa.

2. Respeite os processos de cada time

Cada equipe tem seus procedimentos. Não questione a forma de trabalhar do colega antes de entender no detalhe o porquê daquele processo. À primeira vista a aprovação do fulano ou o freezing do ciclano podem parecer extremamente inconvenientes, mas antes de olhar o copo meio vazio, entenda que muitas pessoas já passaram por inúmeras situações para que o processo tenha sido desenhado daquela forma.

3. Gestão de projetos

Combinado não sai caro, né? Não esqueça de ter uma pessoa responsável pela gestão geral do projeto. Idealmente é essa pessoa quem vai registrar todos os acordos, fazer as atas, criar periodicamente um status report, acompanhar o cronograma e as entregas e registrar todo o necessário para que todas as partes envolvidas saibam como está o andamento, o que deve ser feito e quem deve fazer. Se puder ser uma pessoa “neutra”, melhor ainda. Não divida esse papel em mais de uma pessoa. As informações se perdem e o projeto não anda.

4. Pontos focais responsáveis

É essencial ter uma (sim, apenas uma) pessoa responsável pelo projeto por parte de comunicação e uma por parte de TI – assim como na figura do gerente de projetos, a responsabilidade do ponto focal não pode ser dividida. Claro que ele pode aprovar coisas com pessoas acima dele ou pode (e deve) envolver stakeholders sempre que necessário, mas o fluxo de informação deve vir sempre do mesmo representante em cada uma das áreas. Dessa forma, o histórico é mantido e o projeto flui muito melhor.

5. Documentação

Todo projeto técnico tem uma especificação funcional e uma especificação técnica. Ler esses documentos (a comunicação geralmente fica com a funcional e a TI com a técnica) é extremamente importante para saber se o que foi pedido está sendo entregue corretamente. Sei que às vezes são documentos de dezenas ou até centenas de páginas, mas não faça leitura dinâmica e não delegue, o responsável pelo projeto e os pontos focais devem ler tudo e estar cientes e de acordo com o que está descrito ali. Esses documentos são a bíblia dos desenvolvedores em um projeto. Se não está escrito, não assuma nada, pergunte e peça o ajuste enquanto ele depende apenas uma breve edição no Word (rsrsr).

6. Foco no business case

Todos os envolvidos no projeto estão cientes do porquê ele está sendo feito? Se a resposta é não, tem algo errado. Saber as razões que motivaram o projeto, quais os benefícios que ele traz e quem está patrocinando a iniciativa é muito importante para todos, não apenas para a alta gestão. Além disso, saber o porquê é essencial para saber se deu certo e se valeu a pena o investimento. Após o lançamento do projeto, avalie se o que foi previsto de ganho, de fato foi concretizado.

7. Entendimento das questões tecnológicas

Um projeto de tecnologia, por mais complexo que pareça, não pode ser uma caixa preta. Se você é de comunicação e está a frente de um projeto desses, não tenha vergonha de perguntar mil vezes a mesma coisa até entender como funciona. É claro que você não precisa saber a linha do código desenvolvida, mas precisa sim entender todas as regras de negócio, como cada informação chega a cada parte da ferramenta, como faz caso precise alterar no futuro, como pedir acesso, caso tenham usuários administradores, enfim, há muito o que entender em qualquer desenvolvimento técnico e você de comunicação não pode ficar de fora.

8. Contar com parceiros aptos a te ajudar

Não tem o conhecimento dentro de casa? Não é vergonha nenhuma contar com especialistas no assunto. Procure parceiros que consigam ajudar de ponta a ponta, desde o planejamento e conteúdo até o desenvolvimento e entrega final. Isso vai diminuir muito a dor de cabeça na hora de tocar um projeto misto tec + com. Verifique as credenciais desse parceiro e garanta que ele tem profissionais competentes de ambos os lados.

E por último, uma dica que não é de projeto, mas de vida. Se divirta! Comemore todas as conquistas e, se tudo deu certo, pontos para você! Não é fácil, mas entregar um projeto desafiador é gratificante demais.

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