Reuniões sofrem com falta de representação e voz de diferentes gerações

O relatório “When Generations meet: The productivity potential of multigenerational meetings” da London School of Economics explora como a diversidade geracional impacta a produtividade em reuniões e nas organizações. A partir de uma pesquisa global, revela que muitas reuniões sofrem com a falta de representação e voz de diferentes gerações, resultando em perdas financeiras significativas. O documento demonstra que a inclusão de diversas gerações em reuniões está ligada a maior produtividade, melhor desempenho organizacional e maior capital intelectual. Além disso, identifica comportamentos-chave que promovem reuniões mais inclusivas e produtivas e oferece recomendações para líderes aproveitarem os benefícios de equipes multigeracionais.

Apesar de as reuniões serem cruciais para a colaboração e decisões, muitas não incluem representatividade geracional adequada, principalmente em níveis executivos. A diversidade geracional está diretamente ligada à redução de reuniões improdutivas e, consequentemente, a significativas economias financeiras para as empresas. Além disso, reuniões com representação geracional proporcional estão associadas a um melhor desempenho organizacional. No entanto, a diversidade geracional ainda não é priorizada estrategicamente como outras dimensões da diversidade. É crucial dar voz a todas as gerações nas reuniões para desbloquear a produtividade total, pois a dominância de uma geração pode inibir a contribuição de outras.

Vale referir que se parte desta divisão: Geração Z (1997-2004), Millennials (1981-1996), Geração X (1965-1980), Baby Boomers (1946-1964) e Geração Silenciosa (antes de 1946).

Estes são alguns resultados percentuais evidenciados:

• 75% das reuniões executivas não incluem uma única voz da Geração Z;
• Cerca de 71% das reuniões executivas não incluem uma voz da Geração Z nem das gerações Baby Boomer e das chamadas ‘Silent Generations’ (os mais jovens e as duas gerações mais velhas);
• 35% das reuniões são consideradas improdutivas;
• Alcançar uma representação nas reuniões que seja proporcional à representação geracional ativa na força de trabalho reduz as reuniões improdutivas de 35% para 29%;
• Alcançar uma representação geracional proporcional nas reuniões poderia reduzir o custo das reuniões improdutivas anualmente em cerca de $28 bilhões nos Estados Unidos e em $13 bilhões no Reino Unido;
• Para uma grande organização empregando 2.500 pessoas, isto representa uma economia de até $1.8 milhão por ano, ou $35 milhões por ano para uma empresa listada de 50.000 empregados;
• 82% dos executivos que relatam representação geracional proporcional em reuniões dizem que sua organização está superando a concorrência;
• Apenas 41% dos executivos que relatam não haver diversidade geracional em reuniões dizem que sua organização está superando a concorrência;
• Mais da metade (57%) das reuniões não incluiu uma única voz da Geração Z.

Agora, você terá um resumo de alguns tópicos do material.

Generations Background

A maioria das grandes organizações atualmente reúne cinco gerações no ambiente de trabalho. Embora essa diversidade geracional possua um potencial significativo para impulsionar ganhos de produtividade, tem recebido relativamente pouca atenção estratégica. A falta de colaboração entre empregados de diferentes gerações prejudica a produtividade, sublinhando a oportunidade para a inclusão intergeracional desbloquear maior produtividade e melhorar a experiência geral dos empregados.

A pesquisa demonstra o potencial de produtividade de práticas de trabalho intergeracionalmente inclusivas. Estas incluem facilitar a integração de pessoas de diferentes gerações, desenvolver e promover empregados independentemente da idade, demonstrar compromisso com a contratação e retenção de uma força de trabalho com diversidade geracional, e gerenciar eficazmente pessoas de diversas origens geracionais.

Em um contexto de envelhecimento da força de trabalho global, com menor entrada de talentos jovens e vidas profissionais mais longas, a diversidade geracional nas reuniões organizacionais está aumentando. Aproveitar o conhecimento, as habilidades e as conexões que cada geração traz para as reuniões tem o potencial de informar uma melhor tomada de decisões e impulsionar a produtividade – o que, por sua vez, aumenta o conhecimento e as redes disponíveis para os empregados resolverem problemas e expandirem os negócios.

Globalmente, 25% dos empregados autorrelataram baixa produtividade, mas esse número cai para apenas 13% em organizações com práticas de trabalho intergeracionalmente inclusivas. Reuniões são veículos cruciais para aproveitar o capital intelectual de cada geração, levando a ganhos de produtividade e vantagem competitiva.

The cost of unproductive meetings

No seu pior desempenho, reuniões representam um desperdício de tempo significativo e uma fonte considerável de estresse para os empregados. O documento aponta que o desperdício e os danos causados por reuniões improdutivas totalizam centenas de bilhões de dólares anualmente. As pesquisas revelam que mais de um terço (35%) de todas as reuniões são consideradas improdutivas, uma estatística que se mantém consistente entre diferentes gerações de empregados. No entanto, para os executivos, a frequência de reuniões improdutivas é ligeiramente menor (31%) em comparação com os demais empregados (36%).

Com base nos salários médios, o relatório estima que o custo de uma reunião típica seja de aproximadamente 402 dólares nos Estados Unidos e 392 dólares no Reino Unido. É importante notar que esse custo tende a ser ainda maior para reuniões executivas, dado os salários mais elevados dos participantes. As estimativas sugerem que o custo anual cumulativo de reuniões improdutivas entre profissionais atinge US$ 259 bilhões nos Estados Unidos e US$ 64 bilhões no Reino Unido. Em nível organizacional, isso significa que uma grande empresa com 2.500 empregados pode perder até US$ 9.6 milhões por ano devido a reuniões improdutivas. A taxa de reuniões improdutivas permanece relativamente constante em diferentes regiões geográficas.

O relatório define uma reunião produtiva como aquela que atinge seus objetivos e impulsiona a equipe e a organização em direção às suas metas. Em contraste, reuniões improdutivas podem corroer o bem-estar dos empregados e gerar divisões entre grupos. Além disso, podem ser ambientes onde os membros da equipe se sentem excluídos, interrompidos e desconsiderados. Portanto, otimizar a eficácia das reuniões representa uma oportunidade crucial para reduzir custos operacionais, impulsionar a produtividade geral e aumentar o engajamento dos empregados. As organizações precisam reconhecer o impacto financeiro e no bem-estar causado por essas reuniões ineficientes.

Does generational diversity make meetings more productive?

Esta seção investiga a relação entre a diversidade geracional em reuniões e a probabilidade de essas reuniões serem produtivas. Através de uma análise de regressão, o estudo demonstra que alcançar uma representação multigeracional nas reuniões, proporcional à representação geracional ativa na força de trabalho dos EUA, reduz a probabilidade de uma reunião ser improdutiva de 35% para 29%. Isso implica uma economia total estimada em US$ 29 bilhões por ano em recursos desperdiçados nos Estados Unidos e US$ 13 bilhões no Reino Unido.

O relatório enfatiza que as reuniões se tornam mais produtivas simplesmente ao incluir uma representação de idade mais diversa. No entanto, observa-se que muitos executivos não priorizam a diversidade geracional tanto quanto outros aspectos da diversidade. Reuniões com os mais altos níveis de diversidade geracional têm uma probabilidade 9% maior de serem eficazes, comparando reuniões com apenas uma geração àquelas com representação igualitária entre as gerações. A proporção de reuniões improdutivas cai de 35% para 28% quando a composição da reunião muda de uma única geração para os níveis mais altos de diversidade geracional.

Apesar dos benefícios da diversidade geracional, 71% das reuniões não incluíram ninguém das gerações Baby Boomer ou Silenciosa, e mais da metade (57%) não incluíram a Geração Z. A representação desproporcional das gerações na força de trabalho mais ampla é reconhecida, mas o relatório argumenta que ter reuniões que representem de forma mais equitativa cada geração presente na força de trabalho atual pode gerar benefícios consideráveis de produtividade. Por exemplo, alcançar uma representação multigeracional proporcional pode resultar em economias de até US$ 1,8 milhão por ano para uma grande organização de 2.500 empregados, ou US$ 35 milhões por ano para uma empresa listada de 50.000 empregados.

Além disso, a diversidade geracional atualmente fica atrás de outros aspectos da diversidade nas prioridades estratégicas dos executivos, com 37% relatando ter uma estratégia madura de DEI para gerações, em comparação com 54% para gênero e 46% para raça/etnia. O relatório conclui que reuniões mais diversas geracionalmente levam a uma maior produtividade e que, apesar disso, muitas reuniões, especialmente em níveis executivos, carecem dessa diversidade.

Rodrigo Cogo

Rodrigo Cogo é o curador do Sinapse Conteúdos de Comunicação em Rede e responsável pela distribuição digital dos canais integrantes da plataforma. Formado em Relações Públicas pela Universidade Federal de Santa Maria, é especialista em Gestão Estratégica da Comunicação Organizacional e Mestre em Ciências da Comunicação, com estudos voltados para a Memória Empresarial e Storytelling, ambos pela Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo (SP). Atuou na Aberje por 14 anos, passando pelas áreas de Conteúdo, Marketing e Desenvolvimento Associativo e tendo sido professor em cursos livres e in company e no MBA da entidade por 10 anos. É autor do livro "Storytelling: as narrativas da memória na estratégia da comunicação".