Gestão da Comunicação além do que se vê

Fazer comunicação em uma empresa tão plural como a Triunfo Concebra é um desafio desde o início. É tudo muito. Muitos quilômetros de rodovias para administrar (são 1176,5 km de extensão). Mais de 40 postos de trabalho. Muitos profissionais espalhados por esse trecho. Diversas culturas e vivências de pessoas que estão no Distrito Federal, Goiás e Minas Gerais, e que vêm do Brasil inteiro. Adicione algumas barreiras tecnológicas características do interior do país e temos uma amostra da empreitada que a área de Comunicação trabalha desde 2014.

Considerando esse cenário, acrescente toda a necessidade de comunicar e, principalmente, agir em tempos de Coronavírus. Por isso, gostaria de compartilhar alguns aprendizados e certezas em comunicação que vivemos desde março, quando iniciamos nosso plano de contingência na Triunfo Concebra.

1. Levante diversos tipos de dados que podem interferir ou de alguma forma afetar as pessoas e o negócio antes de publicar o posicionamento da empresa.Edição especial do Trust Barometer da Edelman traz a informação que em oito dos dez países pesquisados, o empregador é visto como mais preparado sobre o vírus do que o país onde os indivíduos moram.
2. Instrumentalize os líderes de frente para estarem preparados para falar e orientar as pessoas.Prepare material específico para eles com dados, orientações de como proceder em casos suspeitos e perguntas e respostas acerca do tema.
3. Agilidade ao comunicar é fundamental.Use todos os canais disponíveis para que a informação chegue ao maior número de pessoas possível ao mesmo tempo.
4. Seja claro, simples e direto nos comunicados.Compartilhe antes com as lideranças e lembre-se que existem pessoas com vivências diferentes e todos precisam estar alinhados com a mensagem.
5. Alie orientação com prestação de contas do que a empresa está fazendo. Além de educar sobre o tema, fale e mostre o que a empresa está fazendo e quais serão os próximos passos.
6. Seja constante, mas não caia na infoxication. O excesso de informações pode confundir e trazer ainda mais ansiedade. Mesmo que tenhamos muito para falar o melhor é eleger as informações chave e trabalhar com elas.
7. Seja o ponto focal da alta gestão.Com a grande quantidade de ações a serem tomadas em diversas áreas da empresa, seja o profissional que vai manter a diretoria informada sobre o andamento dos trabalhos. Uma breve reunião diária ou até mesmo um informativo pode auxiliar no processo.
8. Mostre que o trabalho continua.Dentro do possível, compartilhe as informações dos projetos e ações que já estavam acontecendo, celebre (mesmo que em outro formato) datas e marcos da empresa. Estamos vivendo um novo “novo” não é mesmo?
9. Aproveite o momento para melhorar processos.Ouça, se coloque à disposição, alinhe expectativas. Perceba oportunidades de melhoria não só no processo de comunicação como da empresa como um todo.
10. Documente todo o trabalho realizado.Faça uma linha do tempo com todas as ações e inciativas feitas por todas as áreas. Coloque datas, evidências, controles, fotos, listas e depois que tudo passar você terá um book completo de ações. Estamos vivendo um momento único que precisa ser documentado.

Não existe certo e errado. Existe o que funciona para o ambiente de comunicação da empresa onde você está. O importante é não deixar de ouvir as pessoas, mapear os cenários para os desdobramentos e agir preventivamente, sendo a fonte segura de informação para funcionários, familiares, clientes e comunidade.