Eventos: Virtual X Real

É inegável que nesta realidade de coronavírus e isolamento social as ferramentas de comunicação online estão sendo fundamentais no universo das ações de comunicação. Se nos primeiros dias as videoconferências ajudaram a manter os negócios e os contatos com os parentes e amigos, hoje as oportunidades oferecidas pelo mundo digital proliferam. Das lives de música, que impactam milhões de pessoas, aos campeonatos de automobilismo virtuais disputados por pilotos reais de Fórmula E, Nascar e outras categorias, os exemplos são muitos. Mas como serão os eventos quando a pandemia acabar?

Neste momento, se alguém ou alguma empresa quer fazer eventos com funcionários, parceiros ou clientes, não há dúvidas: a ação passa pelo mundo online. Por isso estamos vendo cada vez mais lançamentos de produtos, ações internas, coletivas de imprensa ou bate-papos temáticos no universo virtual para ajudar a manter a conversa das marcas com os seus stakeholders. Sabemos, porém, que vai passar e teremos a possibilidade de fazer eventos “reais” novamente. Só que não será um retorno simples, nada igual a girar um botão de liga/desliga.

Ainda não tenho uma bola de cristal para afirmar com certeza como será o amanhã, mas já dá para enxergar pontos que vão impactar os eventos quando a porteira se abrir e pudermos sair de casa com um pouco menos de preocupações.

É verdade que as novas possibilidades online que estamos conhecendo, ou sendo forçados a entender melhor, ampliam o leque de opções que temos para utilizar na comunicação corporativa. Agregam? Sim, e muito. Serão dominantes como agora? Não. Um dos principais desejos da maioria das pessoas é poder estar novamente frente a frente com outras. E em países que culturalmente valorizam mais o contato social, como o Brasil, o anseio é ainda maior. Então, isso quer dizer que os eventos “reais” vão “bombar” no pós-pandemia? Não é bem assim…

Nos últimos dias, várias reportagens mostraram o que está acontecendo em países que começam a flexibilizar o isolamento. Além da limitação intencional de capacidade de ocupação dos espaços fechados, soluções como vidros para separar mesas em bares e monitoramento de temperatura de cada pessoa na entrada de lojas demonstram que não será simples reunir novamente muitas pessoas em um evento. Isso tanto em função do controle governamental, com regras para evitar novas ondas de contágio, quanto pelo simples receio das pessoas.

Vontade de estar com outras pessoas, de sentir o calor humano novamente, é um grande motivador, mas instinto de sobrevivência ou medo também são. Se é óbvio que os eventos terão de se adaptar para atender aos regulamentos, as equipes de comunicação e de marketing terão de entender o timing de cada público-alvo. Quando ele estará, por exemplo, pronto para aceitar ser reunido em uma sala fechada. Ou se vai preferir manter uma interação online. Isso implica monitorar características geográficas, culturais e estruturais.

Talvez os jovens aceitem mais rapidamente participar de eventos que reúnam dezenas ou centenas de participantes – agrupar milhares de pessoas deverá ser um outro e delicado processo –, as pessoas de cidades menos afetadas pela pandemia também. Precisamos estar atentos para estes movimentos, entender as reações e sinais de cada grupo, até para sair na frente, mas sem queimar a largada e expor nossas marcas a um fracasso.

Não é à toa que muitas competições esportivas devem ter suas temporadas finalizadas este ano com os portões fechados, sem público. O UFC anunciou recentemente que voltará a ter lutas este mês usando um ginásio vazio. Claro que há as medidas oficiais de contenção da pandemia e a questão de o calendário esportivo seguir slots determinados de tempo no ano para a realização dos campeonatos, mas também existe a preocupação com a reação do público. Se ele estará pronto para ocupar os estádios lembrando que ficará acomodado em cadeiras lado a lado com outras pessoas e em filas para entrar, comprar um lanche ou mesmo ir ao banheiro.

Adequar um evento ao público ganha mais parâmetros para serem analisados e as áreas de eventos das agências e empresas precisam, ainda, de um outro ponto de atenção: a legislação e as regras devem ser cumpridas. Só que nem sempre isso basta.

Depois de meses sem ter uma vida normal, o mínimo que devemos ao público de cada evento é tentar garantir ao máximo sua saúde. Novos procedimentos e pontos de atenção deverão ser incluídos nos briefings das ações. E não estou falando apenas das regras oficiais.

Quem preparou ou está preparando os planos de retomada das atividades das empresas faz vários exercícios e simulações dos movimentos e procedimentos do dia a dia dos funcionários para criar novos procedimentos que se adequem aos cuidados exigidos para evitar contágios. Isso precisará ser feito também pelas áreas de eventos, para projetar os pontos de riscos e como eliminá-los. Lembro que se passou a pensar até como as pessoas podem rodar as catracas de entrada das empresas, sem precisar usar a mão, para evitar uma possível contaminação. Então, será necessário adicionar aos tradicionais cuidados de segurança dos eventos novos protocolos focados no risco invisível do coronavírus.

Eles terão que ser aplicados e também explicados/comunicados previamente para quem vai ou está no evento. Afinal, durante um bom tempo teremos de lidar com as barreiras psicológicas das pessoas e, em alguns casos, ajuda-las a superar isso. Não bastará ter a situação sob controle, será necessário mostrar isso.

São novas questões que serão agregadas ao planejamento em um cenário de verbas mais apertadas ou seletivas. Este mais um desafio dos eventos: todos estamos sendo impactados economicamente pelo coronavírus e os orçamentos minguaram. Foco e criatividade precisarão continuar sendo exercitados para desenvolver ações diferenciadas, com mais protocolos e custos menores.

Se o título deste artigo coloca o virtual versus o real no mundo dos eventos, vale terminar lembrando que adquirimos novos conhecimentos neste período de isolamento social, principalmente no uso de algumas plataformas ou ferramentas digitais, e isso não pode ser descartado. Pode ser, inclusive, misturado e utilizado para incrementar os eventos reais, tornando a experiência do público ainda mais completa e diferenciada. O símbolo matemático de multiplicação, “x”, que usei no título para representar o versus, pode ser girado e virar facilmente o de adição, “+”. Então, dependendo do ponto de vista, e da criatividade, este pode ser também um novo caminho.

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